Nie ma rzeczy, której użytkownik systemu komputerowego, nie zrobiłby dla księgowości. Rejestracja informacji, które nie są mu w ogóle potrzebne, wielokrotne korekty tych samych dokumentów, skomplikowane i niejasne metody ewidencji – proszę bardzo. Jeżeli tak chce księgowy, wszystko robione jest bez szemrania. Jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki znika zwykły krytycyzm i dociekliwość, z którymi w pocie czoła zmagają się na co dzień działy IT. Księgowemu się nie odmawia, gdyż to depozytariusz wyższej prawdy, niedostępnej śmiertelnikom. Wystarczy, że on wie po co robić trzeba rzeczy, których sensu użytkownik nie rozumie.
Powodów tego stanu rzeczy jest kilka, a najważniejszym z nich jest istnienie silnego sprzężenia zwrotnego opartego na miesięcznym cyklu rozliczeniowym. Wymaga on wykonania szeregu operacji zwanych potocznie zamknięciem miesiąca, które pozwalają księgowości dostrzec błędy w ewidencji, zidentyfikować ich źródło i zmusić właściwą osobę do ich poprawienia. Ponieważ dzieje się to z reguły w niedoczasie (wszyscy czekają z niecierpliwością na podsumowanie miesiąca), rozmowy z użytkownikiem mają często „nieprzyjemny charakter”. Nikt tego nie lubi. Dlatego wystarczy jedna tak sytuacja, aby wykształcić w użytkowniku właściwe odruchy. W przyszłości zrobi już wszystko czego zażądają.
Mniejsza zresztą o powody. Dla wdrażających systemy zarządzania ważny jest sam fakt. Księgowy może dużo, a jego skuteczność jest częstokroć większa od skuteczności armii informatyków. Warto o tym pamiętać i zadbać o to, aby był po naszej stronie. Jeżeli on uwierzy w sens nowych mechanizmów, innych przekonywać nie trzeba. A jeżeli dodatkowo ułatwią mu one pracę – sukces murowany. Naprawdę warto mieć takiego sojusznika.